Organizar documentos digitais é tão importante quanto a organização dos documentos físicos. Cada arquivo armazenado, seja ele texto, planilha, apresentação, vídeo, fotografia ou áudio, ocupa espaço nos nossos servidores. Quanto mais salvamos, mais espaço de armazenamento precisamos.
Por isso, ter uma rotina de organização do conteúdo digital facilita, principalmente, o trabalho em equipe e a criação de uma biblioteca que seja referência para o desenvolvimento de novos projetos.
Abaixo, separamos algumas dicas inspiradas nas cartilhas do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais (TJMG) e Tribunal de Contas da União (TCU) para facilitar a organização das informações do seu setor:
1. Determine, semanalmente ou mensalmente, um dia para limpar suas pastas digitais. Sempre avalie: downloads, arquivos duplicados e arquivos revisados que já possuam a versão final podem ser deletados?
2. Organize com o seu setor uma regra para nomenclatura das pastas e arquivos. A dica é nomeá-los em ordem hierárquica, do maior para o menor. Exemplo:
Pasta maior - nome do setor
Subpasta - nome do projeto
Dentro da subpasta arquivos nomeados com data pela ordem: ano, mês e dia, nome do projeto ou atividade.
3. Ao nomear arquivos determine que apenas as iniciais das palavras sejam maiúsculas e separe as palavras por hífen. Nunca utilize o traço underline _
4. Não se deve utilizar caracteres especiais, tais como “&”, “#”, “$”, vírgulas, parênteses e letras acentuadas. Importante que o nome atribuído às pastas e documentos seja sempre legível e em linguagem simples.
Documentação e memória
A analista de Relações Institucionais e Governamentais Júnia Mourão, que também responde pela área de Documentação e Memória, reforça que a boa gestão do material digital é tão importante quando a dos materiais impressos. “Se transformamos a organização de arquivos digitais em rotina, precisaremos de menos espaço nos nossos servidores, facilitaremos a busca por informações e criaremos um histórico das ações e projetos desenvolvidos”.
